Esta guía es para quien deja Dotly listo para el negocio. El propietario puede todo; el administrador también, salvo cambiar el plan y pagarlo, crear roles personalizados, transferir la propiedad y eliminar la cuenta.
Primeros pasos
- Creá tu cuenta en dotly.com.py con tu correo. No hace falta tarjeta: mientras explorás podés prepararlo todo con calma.
- Seguí el recorrido de bienvenida. En un minuto te muestra dónde está cada cosa. Lo volvés a ver cuando quieras desde Ayuda.
- Contale a Dotly cómo es tu negocio en Configuración › Perfil del negocio: qué vendés, a quién y cómo atendés. Dot AI y las recetas de automatizaciones usan esos datos.
- Elegí tu plan cuando quieras conectar tu WhatsApp y empezar a atender (más abajo, en Plan, pagos y comprobantes).
- Conectá tu número y sumá a tu equipo.
Conectar tu WhatsApp
Dotly se vincula con tu número igual que WhatsApp Web: seguís usando el mismo número, con WhatsApp o WhatsApp Business, y los mensajes nuevos llegan también a la bandeja de tu equipo.
- Entrá a Configuración › WhatsApp y tocá Agregar cuenta de WhatsApp. Ponele un nombre interno (por ejemplo «Ventas» o «Sucursal Centro»).
- Abrí la cuenta y, en Vinculá tu WhatsApp, aparece un código QR.
- En tu teléfono, abrí WhatsApp › Dispositivos vinculados › Vincular un dispositivo y escaneá el código.
- Listo: el estado pasa a «Conectado» y los chats empiezan a llegar a Conversaciones.
En la misma pantalla elegís cómo te ven los clientes (el doble check azul al leer y el «escribiendo…» mientras respondés) y podés publicar en un canal de WhatsApp donde ese número sea administrador. Podés conectar varios números y decidir quién atiende cada uno.
Si el teléfono pasa mucho tiempo sin internet o cerrás la sesión desde WhatsApp, la vinculación se corta: Dotly te avisa por correo. Probá primero Reiniciar conexión, que no pide escanear de nuevo; si no alcanza, volvé a escanear el código. Conocé más en Uso responsable y riesgos.
Sumar a tu equipo y elegir sus roles
- Entrá a Equipo y tocá Agregar miembro.
- Completá nombre, correo, rol y cargo, y marcá las cuentas de WhatsApp que podrá operar.
- Tocá Crear acceso. Dotly muestra un enlace personal, una sola vez: copialo y mandáselo. Es de un solo uso y con él la persona crea su propia contraseña; nunca necesita la tuya.
- Si el enlace se pierde o vence sin usarse, entrá a su ficha en Equipo y tocá Generar acceso; ahí también podés revocarlo.
| Rol | Para quién |
|---|---|
| Propietario | Control total de la cuenta, el plan, los pagos y la seguridad. |
| Administrador | Administra el equipo y toda la operación, sin tocar el plan ni la propiedad de la cuenta. |
| Supervisor | Ve las conversaciones de todos, reparte los chats, edita el catálogo y mira las estadísticas. |
| Asesor | Atiende las conversaciones de los números que tiene asignados. |
| Solo lectura | Consulta conversaciones, contactos y estadísticas sin cambiar nada. |
¿Necesitás algo intermedio? El propietario crea roles personalizados en Configuración › Roles y permisos, eligiendo permiso por permiso. Cuando alguien deja de colaborar, abrí su ficha en Equipo y tocá Quitar del equipo.
Configurar Dot AI
Dot AI es el asistente de Dotly. Trabaja con cuatro agentes: Atención responde a tus clientes, Ventas lee cada conversación, el Copiloto ayuda a tu equipo y el Supervisor sabe cuándo pasarle el chat a una persona. Todo se configura en el menú Dot AI:
- Personalidad y comportamiento: el tono, cómo trata a tus clientes y cuándo responde solo: Apagado, Solo fuera de horario o Siempre. El horario lo definís en Configuración › Horario de atención.
- Base de conocimiento: precios, horarios, formas de pago, envíos, políticas y preguntas frecuentes. Dot AI responde solo con esa información y con tu catálogo; si algo no está, lo dice y ofrece que alguien del equipo lo confirme.
- Información de cada número: si tenés varios números (por ejemplo, dos sucursales), lo propio de cada uno.
- Transferencias: si el cliente pide hablar con una persona o está molesto, Dot AI deja de responder ese chat y se lo pasa a tu equipo, con aviso al instante.
- Probalo antes: escribile como si fueras un cliente y mirá qué respondería.
Cada plan trae créditos de Dot AI por mes. Ves cuánto usó y cuánto queda en Dot AI y en Configuración › Facturación; si te hacen falta más, tocá Comprar créditos (se pagan por transferencia, igual que el plan). En cualquier chat, tu equipo puede pausar a Dot AI con un toque y retomarlo después.
Catálogo, precios y stock
En el menú Catálogo (se llama Productos o Servicios según tu rubro) cargás lo que vendés: variantes como talle o color, precio, stock, categorías, zonas de envío con su costo y promociones. Dot AI responde con esos datos, así que mantenerlos al día evita respuestas viejas.
¿Ya tenés tu catálogo en Shopify, WooCommerce, Odoo, una planilla o tu propio sistema? Con el Conector se sincroniza solo, con stock y precios reales.
Plantillas y menús de opciones
Las plantillas son respuestas guardadas. Creá una en Plantillas › Nueva con un nombre, un atajo y el texto; las variables {nombre}, {primer_nombre}, {empresa}, {fecha} y {hora} se completan solas. En el chat, tu equipo escribe / y la elige.
Una plantilla también puede ser un menú de opciones (un flujo): agregá hasta 10 opciones de respuesta y decidí qué hace cada una: responder un texto, abrir otro menú, que responda Dot AI, asignar el chat, poner una etiqueta o cambiar la etapa del embudo. El cliente responde con el número o con sus palabras, y Dotly entiende qué eligió.
Automatizaciones
Las automatizaciones trabajan solas: «cuando pasa esto, hacé aquello». Empezá con una receta (bienvenida, fuera de horario, seguimiento…) y ajustala, o armala desde cero en Automatizaciones › Nueva.
- Cuando: el primer mensaje de un contacto, palabras clave, un mensaje fuera de horario, un cliente sin respuesta por un tiempo, un tema (precio, envío, reclamo…), un cliente que parece molesto, un cliente que vuelve a escribir, una oportunidad quieta en el embudo o un mensaje desde un anuncio de Meta.
- Entonces (hasta 5 acciones): enviar un mensaje o una plantilla (también un menú de opciones), responder con Dot AI, asignar el chat (a una persona, por turnos o a quien tenga menos conversaciones), agregar una etiqueta, cambiar la etapa o pasar a una persona.
- No repetir durante un tiempo en la misma conversación, para no saturar al cliente.
Las automatizaciones nuevas se guardan apagadas: activalas cuando estén listas. Arriba de la lista podés pausarlas todas de una vez y, en cada una, ver sus últimas ejecuciones. Por cada mensaje del cliente sale como máximo una respuesta automática.
Respuestas según el anuncio de Meta
Cuando alguien toca un anuncio de Facebook o Instagram que lleva a WhatsApp, el chat muestra la tarjeta del anuncio (imagen, título y su id). Con eso podés responder distinto según el anuncio:
- Creá una automatización con el disparador Mensaje desde un anuncio de Meta.
- En Anuncios, pegá el enlace del anuncio o su id, uno por línea (podés mezclar). El enlace lo copiás desde la publicación del anuncio (Compartir › Copiar enlace) o desde el Administrador de anuncios con el anuncio marcado; el id está en la tarjeta del anuncio dentro del chat, con un botón para copiarlo. Vacío: responde a cualquier anuncio.
- Elegí qué hacer: un mensaje, un menú de opciones para guiar al cliente o Responder con Dot AI con una indicación propia para ese anuncio (por ejemplo: «Es la promo 2x1 de invierno: contá el precio y pedí talle y zona de envío»).
- Guardá y activala. Dotly confirma cada anuncio: si ya trajo chats, muestra su título y cuántos; si todavía no, lo dice.
Atajo: en la tarjeta del anuncio dentro del chat, el botón del rayo crea la automatización para ese anuncio con todo completo. Además, Dot AI siempre sabe desde qué anuncio escribió el cliente, y en Estadísticas › Anuncios de Meta ves cuántos chats, contactos nuevos y ventas ganadas trajo cada uno.
El enlace de la Biblioteca de anuncios no sirve: usa otro número que Meta no informa en los mensajes. Usá el de la publicación, el del Administrador de anuncios o el id.
Estadísticas
En Estadísticas elegís el período y ves, comparado con el anterior: conversaciones nuevas, mensajes (de tu equipo, de Dot AI y de las automatizaciones), tiempo hasta la primera respuesta, origen de los contactos nuevos, el embudo de ventas, lo que más preguntan, las horas pico, los anuncios de Meta y el rendimiento de cada plantilla y de cada persona del equipo.
Plan, pagos y comprobantes
El plan y los pagos están en Configuración › Facturación. Solo el propietario puede elegir, cambiar y pagar el plan; el administrador lo puede consultar.
- Tocá Ver planes, elegí el plan y si pagás por mes o el año completo (sale menos por mes). Si tenés un cupón de descuento, ingresalo ahí.
- Dotly te muestra los datos para la transferencia bancaria y el importe exacto.
- Transferí y subí el comprobante (foto o PDF). Vas a ver «Recibimos tu solicitud».
- Lo revisamos y activamos el plan. Te llega un correo con el comprobante virtual, que podés descargar en PNG o PDF; su código QR permite verificar que es auténtico. Si corresponde, también la factura.
- Pasar a un plan menor no se paga: si tu cuenta ya cumple los límites del plan nuevo, el cambio es inmediato; si no, Dotly te dice qué ajustar.
- Vencimiento: te avisamos por correo antes de que venza, cuando vence (hay unos días de gracia) y si el acceso se cierra. Al renovar antes, el período nuevo empieza cuando termina el actual.
- Datos para la factura: el RUC o la cédula, en Configuración › General.
Conocé las condiciones en Pagos y política de no devolución.
Seguridad y auditoría
- Verificación en dos pasos: activala en Configuración › Seguridad y guardá los códigos de recuperación. Aunque alguien sepa tu contraseña, no entra sin tu teléfono.
- Seguridad del equipo: en Configuración › General podés exigir la verificación en dos pasos a todo tu equipo.
- Auditoría: en Configuración › Auditoría ves quién hizo cada cambio importante y cuándo.
- Solo el propietario puede transferir la propiedad de la cuenta a otra persona del equipo o eliminar la organización, desde Configuración › General.
API, SDK y Conector
Dotly se conecta con otros sistemas, en todos los planes:
- Conector: en el menú Conector sincronizás tu catálogo desde Shopify, WooCommerce, Odoo, un archivo o un feed por URL.
- API & SDK: en el menú API & SDK creás integraciones con claves de API con permisos a medida, webhooks firmados y registros de cada solicitud. Tu sistema puede leer y crear contactos, enviar mensajes, programar envíos, usar Dot AI y hasta mostrar Dotly dentro de tu propio sistema.
Para tu programador: dotly.com.py/desarrolladores.
¿Todavía tenés dudas?
Dentro de Dotly, el menú Ayuda tiene los recorridos guiados de cada pantalla, los atajos de teclado y, según tu rol, Hablar con soporte. También podés escribirnos por WhatsApp al +595 982 852204 o a hola@dotly.com.py.
Guía actualizada el 21/10/2026. Las pantallas pueden cambiar levemente con las novedades de Dotly.